Digital und rechtssicher: Das besondere Behördenpostfach

Der digitale, rechtssichere und datenschutzkonforme Austausch von Dokumenten ist durch das neue Postfach besonders einfach, schnell und effizient.  Das besondere Behördenpostfach bietet viele Vorteile:

• Es ist an das SIGUV Dokumentenmanagementsystem (SIGUV DMS) angebunden. Anwenderinnen und Anwender können direkt und ohne Verwendung eines zusätzlichen Programms, Dokumente erstellen und über einen neuen Versandweg mit anderen Behörden und Gerichten rechtssicher und digital via beBPo kommunizieren.
• Die Dokumente werden bereits in SIGUV DMS vor der Übergabe in den elektronischen Versandweg verschlüsselt (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Hierdurch können die erstellten Schreiben rechtssicher an die Behördenpostfächer anderer Behörden und Gerichte übertragen werden.
• Anwender sparen mit dem besonderen Behördenpostfach nicht nur Zeit. Durch die elektronische Kommunikation werden auch Kosten gesenkt und die Umwelt geschont, da die Dokumente nicht mehr ausgedruckt und verschickt werden müssen.

Ziel: Postfach für alle

„Aufgrund unserer integrierten Lösung haben wir bereits Anfragen von anderen Berufsgenossenschaften erhalten“, freut sich Kevin Heese, DMS-Berater im Referat „Shared Services“ der BGHW.

Eingehenden Nachrichten werden derzeit aus dem besonderen Behördenpostfach zentral durch die Kolleginnen und Kollegen des Referats „Shared Services“ verwaltet. Sie sichten die eingehenden Dokumente und leiten sie an die zuständigen Stellen zur Bearbeitung weiter.

„Ziel ist es, in einem nächsten Schritt die eingehenden Nachrichten aus dem Behördenpostfach automatisiert direkt an die für den Posteingang zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verteilen“, sagt Kevin Heese, der zusammen mit den Kollegen Bernd Haußmann und Matthias Husmann für das beBPo zuständig ist.

Das besondere Behördenpostfach soll möglichst schnell in die Arbeitsprozesse aller Fachabteilungen und Regionaldirektionen der BGHW integriert werden. „Die für die Kommunikation implementierten Komponenten und Funktionalitäten stehen auch allen Kooperationspartnern mit einem SIGUV DMS zur Verfügung. Es ist eine integrierte und mandantenfähige Anwendung“, erklärt Heese.

Erfahrungen weitergeben

Da es sich um eine integrative Lösung handelt – als neue Versandart in das bestehende SIGUV DMS – brauchen Anwenderinnen und Anwender nur eine kurze Einweisung in die Handhabung und den Umgang mit dem besonderen Behördenpostfach. Das Referat Shared Services führt entsprechende Informationsveranstaltungen durch.

„Die Kooperationspartner können hierbei von unseren Erfahrungen profitieren“, sagt Kevin Heese. Die Klärung des Antragsverfahrens und der Zuständigkeiten für die Beantragung des besonderen Behördenpostfachs der BGHW dauerte fast ein Jahr. Die BG Verkehr konnte das Antragsverfahren für das beBPo in kürzester Zeit erfolgreich abschließen. Sie profitierte vom Handlungsleitfaden den die BGHW für ihre Kooperationspartner erstellt hat.

So funktioniert die integrierte Lösung für das besondere Behördenpostfach der BGHW:

Quelle: BGHW