EDA – die Prozessautobahn

„Aus technischer Sicht ist der digitale Lohnnachweis erfolgreich gestartet“, bilanzierte Irina Michelsen bereits im Frühjahr 2017 – damals noch zu Beginn der zweijährigen Übergangsphase. In der mussten Unternehmen ihren Lohnnachweis sowohl digital als auch auf den klassischen Wegen abgeben. Jetzt geht das nur noch digital.

Irina Michelsen, Standortleiterin MuB bei der BG ETEM in Köln, führt das Fachboard EDA der SIGUV. Zusammen mit Christian Müller, Leiter des Shared Service Center SIGUV EDA, seinem Team aus IT-Spezialisten und Experten der SIGUV-Partner entwickelt sie die gesetzlich vorgeschriebenen Datenaustauschprozesse für die SIGUV-Mitglieder. Angefangen hat es 2010 mit dem Datenaustauschverfahren zur Betriebsprüfung und reicht über die Entwicklungen zum DBUV-Verfahren bis zur produktiven Einführung des digitalen Lohnnachweises.

Für Müller ist SIGUV EDA mehr als die Summe der einzelnen Datenaustauschservices. „SIGUV EDA möchte künftig verstärkt die Menschen entlang innovativer Projekte zusammenbringen“, sagt er, denn die gemeinsame Arbeit an übergreifenden Services und innovativen Technologien schaffe neue Werte und Identifikation mit und für SIGUV.

1,5 Millionen Datensätze mussten bei den SIGUV-Mitgliedern allein zwischen Mitte Dezember 2018 und Mitte Februar 2019 verarbeitet werden – das sind rund 25.000 pro Tag. „Ein enormer Datenverkehr – dazu zählen natürlich auch sämtliche Stammdatenabrufe, zu denen die Unternehmen jetzt verpflichtet sind“, sagt Irina Michelsen.

Die Lohnnachweisverarbeitungskette

„Der Stammdatendienst ist die Grundlage für die Meldungen der Unternehmen“, erklärt Christian Müller. Mit dem Abruf der Stammdaten stellt jedes Unternehmen mit Beschäftigten sicher, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und aktuell gültigen Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Shared Service EDA sichert den Prozessablauf und sorgt dafür, dass die in der Stammdatendatei der DGUV gespeicherten Stammdaten der Unternehmen aller SIGUV-Partner stets aktuell sind. Es werden beispielsweise die eingehenden Lohnnachweise mithilfe einer selbst entwickelten Vollständigkeitsmatrix technisch geprüft.

Dazu gehört unter anderem der Abgleich der Anzahl von (Teil-) Lohnnachweisen zur Anzahl der Stammdatenabrufe. Stimmen sie überein, ist der Lohnnachweis (technisch) vollständig. „Erst im Anschluss werden die zusammengefassten Lohnnachweisdaten fachlich auf ihre Plausibilität geprüft und an das Fachsystem übergeben“, sagt Müller.

Sind die Angaben des Unternehmens in irgendeiner Weise unvollständig oder unstimmig, beginnt bei den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen die eigentliche Herausforderung für die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter. Eine gute Unterstützung im Supportfall bietet die Lohnnachweis-Recherche in Kombination mit dem EXTRANET. Damit können Absender und Empfänger des Lohnnachweises parallel den Meldestand tagesaktuell einsehen.

„Wenn es allerdings mit dem Entgeltabrechnungsprogramm klemmt, müssen wir die Betriebe in der Regel an den Support des jeweiligen Softwareherstellers verweisen“, sagt Irina Michelsen. Neu ist auch, dass die Mitarbeitenden nicht mehr einfach helfen können, in dem sie per Post oder Fax korrigierte Angaben händisch ins System einpflegen. „Die Unternehmen sind verpflichtet, fehlerhafte Meldungen zu stornieren und neu abzugeben. Das ist gesetzlich so vorgeschrieben.“

Auch wenn die Fragen der Unternehmer heute zum Teil andere sind als früher: Irina Michelsen hat bisher überwiegend positive Rückmeldungen aus der Sachbearbeitung. „Prozessablauf und Bearbeitung finden die meisten Kolleginnen und Kollegen gut durchdacht umgesetzt“, freut sie sich, „die Bearbeitungskette funktioniert“.

Dafür spricht auch die vergleichsweise geringe Zahl an Problemfällen. „Wir haben 115 Tickets zu Störungsmeldungen oder Serviceanfragen von Kolleginnen und Kollegen aus den SIGUV-Häusern registriert“, sagt Müller. Und Michelsen ergänzt: „Angesichts 1,5 Millionen verarbeiteter Datensätze – darunter allein 600.000 Lohnnachweise, die über die digitale Prozessautobahn des Shared Service EDA an die Fachsysteme ausgeliefert wurden – ist das nichts.“ Kleinere technische und fachliche Anlaufschwierigkeiten hat es natürlich gegeben. Gemeinsam konnten diese mit großem Engagement, enger Abstimmung und schnellen technischen Lösungen überwunden werden. Alle Beteiligten sind sich dabei ihrer Verantwortung in diesem kritischen Geschäftsprozess bewusst.

Neue Herausforderungen

Insgesamt, so bilanzieren beide, seien die bisherigen Ziele erreicht worden. Doch es gibt noch weitere Herausforderungen für das Team von SIGUV EDA. So soll durch technische Lösungen allen SIGUV-Partnern der Zugang zu allen EDA-Lösungen erleichtert oder überhaupt erst ermöglicht werden. „Und dann steht das Onlinezugangsgesetz vor der Tür“, sagt Christian Müller. „Da wird es noch einiges zu tun geben.“

Christian Müller
ist Anwendungsentwickler bei der BG ETEM und leitet das Shared Service Center SIGUV EDA. Sein Schwerpunkt liegt auf der Weiterentwicklung des Shared Service, der Entwicklung von Schnittstellen sowie der Konzeption neuer Verfahren zum Datenaustausch.

Irina Michelsen
ist Standortleiterin Mitgliedschaft und Beitrag (MuB) der BG ETEM in Köln. In der SIGUV-Gemeinschaft bringt die Expertin für Mitgliedschafts- und Beitragsrecht ihr Wissen als Fachboardleiterin SIGUV EDA ein.