Für die Zukunft gerüstet

Seit dem Umlagejahr 2018 ist der digitale Lohnnachweis die Berechnungsgrundlage des Beitrages zur gesetzlichen Unfallversicherung. Mit dem digitalen Lohnnachweis melden Unternehmen oder ein beauftragter Dritter – z. B. der Steuerberater – der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse das beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die geleisteten Arbeitsstunden sowie die Anzahl der Beschäftigten. Die Meldung des Lohnnachweises ist jetzt nur noch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe sv.net zulässig.

Fünf Millionen Datensätze mussten bei den SIGUV-Mitgliedern zwischen Mitte Dezember 2018 und Mitte April 2020 verarbeitet werden – das sind rund 11.000 pro Tag. Über den SIGUV EDA LN Check wurden seit Beginn des Verfahrens bereits 1,5 Millionen Lohnnachweise erfolgreich nach Cusa MuB und / oder in die elektronische Akte übertragen (in die Fachsysteme). „Ein enormer Datenverkehr – dazu zählen natürlich auch sämtliche Stammdatenabrufe, zu denen die Unternehmen jetzt verpflichtet sind“, erinnert sich Irina Michelsen, die das Fachboard EDA der SIGUV führt.

Daten- und Prozessautobahn

Gemeinsam mit ihr und einem Team aus IT-Spezialisten und Experten der SIGUV-Partner entwickelt Christian Müller, Leiter des Shared Services Center SIGUV EDA, die Datenaustauschverfahren für die SIGUV-Mitglieder. EDA endet nicht mit der Datenlieferung an der "Tür" der jeweiligen Abteilung, sondern ist eine Daten- und Prozessautobahn für eine medienbruchfreie Integration in bestehende Fachprozesse.
Obwohl wir uns mit unseren Lösungen eng am Puls der Digitalisierung befinden, bleibt der Mensch dabei weiterhin im Mittelpunkt!

Ein wichtiger Baustein in der Lohnnachweisverarbeitungskette ist SIGUV EDA LN Check. Dahinter verbirgt sich ein Prozess, der die Lohnnachweise verschiedener Eingangsquellen (digitaler Lohnnachweis, Extranet, DRV Prüfberichte, usw. ) für das Fachsystem vorverarbeitet. Am Ende des Pozesses werden in über 90 % der Fälle vorgeprüfte, technisch und fachlich valide Lohnnachweis an das Fachsystem elektronisch übertragen, die ohne weitere Nachprüfung oder Nachbearbeitung Grundlage für die Beitragsberechnung sein können. SIGUV EDA LN Check dient somit als die zentrale Eingangsverarbeitung jeglicher elektronischer Lohnnachweise (auch die manuelle Erfassung von Lohnnachweisen ist möglich).

Die erste Umlage (2018) auf Basis des digitalen Lohnnachweises war – trotz eines etwas holprigen Starts ­– bereits erfolgreich. Für die Umlage 2019 wurden weitere Anforderungen definiert, um den Prozess zu verbessern. Neben umfangreichen fachliche Anforderungen wie das Mehrfachmeldungs-Regelwerk für einen höheren Automatisierungsgrad oder die Statusübersicht für mehr Transparenz in der Sachbearbeitung wurden in den Releases vor allem technische Maßnahmen zur Verbesserung der Performanz, Stabilität und Datenverarbeitungsqualität umgesetzt.

Erfreulich ist die bis heute vergleichsweise geringe Zahl an Problemfällen. „Wir haben 208 Tickets zu Störungsmeldungen oder Serviceanfragen von Kolleginnen und Kollegen aus den SIGUV-Häusern registriert“, sagt Müller. Und Irina Michelsen ergänzt: „Angesichts der bereits genannten fünf Millionen verarbeiteten Datensätze – darunter allein 1,5 Millionen Lohnnachweise, die über den EDA-LN Check Prozess an die Fachsysteme ausgeliefert wurden – ist das nichts.“

Automatisierungsquote von 94 Prozent

Nach dieser Verbesserung hat die SIGUV über alle beteiligten Unfallversicherungsträger hinweg für die 2019er Lohnnachweise eine Automatisierungsquote von etwa 94 Prozent erreicht: 691.630 Lohnnachweise wurden für das Meldejahr 2019 bis zum 21.04.2020 an die Fachsysteme übertragen, 650.999 automatisiert, 40.632 manuell. Im Startjahr lag die Automatisierungsquote noch unter 80 Prozent (Hochrechnung für die BG ETEM).

Dabei hat die SIGUV viel getan, um im Zweifel unnötige Klick-Arbeit von den Sachbearbeitern fernzuhalten. Zudem sind bei ihr zwischen Dezember 2019 und Mitte April 2020 lediglich 27 Störungsmeldungen oder Serviceanfragen eingegangen. Das sind nur 20 Prozent der Tickets, die im vergleichbaren Zeitraum zu Beginn des digitalen Lohnnachweises bei der SIGUV eingingen.

Abbildung: Statistik zur Lohnnachweisverarbeitung für das Meldejahr 2019 (Stand 17.03.2020)

Ausblick

„Bis 2023 werden uns die Vereinheitlichung der Mitgliedsnummer und die Umstellung auf die Unternehmernummer beschäftigen“, erläutert Christian Müller. Der Erfolg des zentralen Unternehmerregisters hänge davon ab, wie aktuell und gepflegt die Daten in den Fachverfahren seien. „Dazu entwickeln wir parallel den Prozess EDA-GWA (elektronische Gewerbemeldungen) weiter, erhöhen den Automatisierungsgrad und transportieren die Daten bis in die Fachanwendung“, so Müller. EDA werde dadurch künftig noch enger mit den Fachsystemen verzahnt sein. „Wir haben unsere Arbeit gut gemacht, wenn keiner merkt, dass EDA wirkt“, sagt der SIGUV-Experte.