Gut auf neue Bedingungen vorbereitet

Welche IT-Anwendungen – z.B. Videokonferenz-System im Home-Office – waren für die Bewältigung Ihrer Aufgaben während der Pandemie besonders wichtig?
Mit welchen Einschränkungen – z.B. bei der Softwareentwicklung – mussten Sie zurechtkommen?
Wie gut/schlecht haben Ihre Beschäftigten die neue Situation technisch bewältigt?

Thomas Zilch: Durch die Pandemie etablierte sich Cisco Webex Meetings als wichtiges neues System zur Zusammenarbeit. Die Software wurde im Oktober 2020 zum BGHW-Unternehmensstandard erklärt, um die wild wuchernden Anforderungen nach vielen verschiedenen VK-Systemen einzudämmen. Dies ist sehr gut gelungen und Cisco Webex Meetings wird seither flächendeckend zur internen und externen Videokommunikation genutzt.

Im IT-Betrieb und in der Softwareentwicklung gab es durch die Pandemie keinerlei technische Einschränkungen. Allerdings fielen schnell Prozesse auf, die noch nicht digitalisiert waren und die vom Homeoffice aus entsprechend schwerer zu bedienen waren. Ein Beispiel sind Beschaffungs-Rechnungen, die mangels SAP-Unterstützung noch nicht papierlos bearbeitet werden können. Hier mussten in Abstimmung mit dem Finanzwesen temporäre Lösungen geschaffen werden.

Die Kommunikation im IT-Betrieb und bei laufenden Aufgaben lief und läuft sehr störungsfrei. Alle Arbeiten in diesen Bereichen konnten und können genauso gut auch im Homeoffice erledigt werden. Im Projektmanagement jedoch, gerade bei Projekten, die sich noch in einer frühen Phase befinden, in der viel Austausch, Kreativität und Brainstorming nötig ist, erleben wir, dass die Dinge deutlich zäher vorangehen.

Während am Anfang der Pandemie eine gewisse Freude darüber herrschte, im Homeoffice arbeiten zu können, beklagen sich inzwischen sehr viele Beschäftigte über die Isolation und wünschen sich klar eine baldige Rückkehr in die Verwaltungen. Mein Fazit ist, dass trotz aller sehr gut funktionierenden Technik auch in einer IT-Abteilung der direkte Austausch von Mensch zu Mensch jeder Technik überlegen ist.

Hatte Ihr Haus Pandemie-bedingte, vorher noch völlig unbekannte technische Schwierigkeiten zu bewältigen? Wenn ja: Welche?

Da in der BGHW seit jeher viele Beschäftigte mit Notebooks ausgestattet sind und zu Hause oder an anderen Dienstorten ihre Tätigkeiten verrichten können, traten durch die Pandemie keine neuen bzw. bisher unbekannten technischen Schwierigkeiten auf.

Fühlen Sie sich aufgrund der gemachten Erfahrungen und Maßnahmen jetzt auf eine mögliche weitere Pandemie besser vorbereitet?

Da es nicht „die Pandemie“ gibt, lassen sich unsere jetzt gemachten Erfahrungen sicherlich nur bedingt auf künftige Ereignisse übertragen. Wir haben gelernt, aus der Ferne gut und effizient sowohl innerhalb der Hauptabteilung IT als auch mit den Fachbereichen und externen Partnern, z.B. in der SIGUV, zusammenzuar-beiten. Ebenfalls gelernt wurde, Entscheidungen von nennenswerter Tragweite auch ohne eine Vielzahl von Abstimmrunden zu treffen.

In der BGHW sind sich aber alle einig, dass die Pandemie bisher nur gut bewältigt werden konnte, weil wir keine großen Personalausfälle verkraften mussten. Bei einer künftigen Pandemie kann das anders sein. Deswegen sind wir vorsichtig mit Aussagen, wir wären jetzt auf künftige Pandemien gut vorbereitet, sondern wissen allenfalls, dass wir uns auf geänderte Rahmenbedingungen schnell einstellen können. Aber auch das ist ja schon eine leicht beruhigende Erkenntnis.

Wie geht Ihr Haus mit den Möglichkeiten und Risiken des „Bring your own device“ (BYOD) um?
Welcher Anteil der MitarbeiterInnen Ihres Hauses hat ein betriebseigenes Arbeitsgerät?
Welche Gefährdungen beim Datentransfer zwischen der IT Ihres Hauses und den privaten Rechnern Ihrer Beschäftigten waren zu bewältigen bzw. welche Probleme traten dabei auf?  

Die BGHW hat BYOD nur an solchen Homeoffice-Arbeitsplätzen eingeführt, an denen BG-Endgeräte auf Grund von Lieferproblemen nicht rechtzeitig bereitgestellt werden konnten. Die betroffenen Beschäftigten können über private Windows- und Apple-Geräte auf die Citrix-Umgebung der BGHW zugreifen. Der Datentransfer erfolgt verschlüsselt und Beschäftigte können nur im Rahmen Ihrer normalen Berechtigungen arbeiten. Insofern treten und traten keine besonderen Probleme auf, sondern der Service konnte zur großen Zufriedenheit der Anwender sehr schnell bereitgestellt werden.

Aufgrund der Erfahrungen wurde aber jüngst entschieden, alle Beschäftigten mit Notebooks auszustatten und die stationären Endgeräte abzulösen. Somit unterstützen wir nun flächendeckend das mobile Arbeiten, was abgesehen von einer Pandemievorsorge auch der Vereinbarkeit von Beruf und Familie zugute kommt.