Ein einheitlicher Standard

Was ist eigentlich eine eRechnung? Reicht es, ein Rechnungsformular zu scannen und per Mail zu schicken?

Eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungs-Verordnung ist ein „Dokument“, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dessen Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender im öffentlichen Bereich grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Ein gescanntes Rechnungsformular erfüllt diese Anforderungen nicht.

Der 27.11.2019 und der 27.11.2020 sind Stichtage, ab denen Rechnungen an bestimmte Institutionen nur noch elektronisch gestellt werden dürfen. Wer ist betroffen?

Die Umsetzungsfrist für den Empfang elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung ist der 27. November 2019 für alle Bundesbehörden unterhalb der obersten Bundesbehörden oder Verfassungsorganen des Bundes, das sind u. a. die Berufsgenossenschaften. Ab dem 27.11.2020 müssen Rechnungssteller Rechnungen gegenüber öffentlich-rechtlichen Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Sie können sich hierbei der Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen.

Was bedeutet die eRechnung für Berufsgenossenschaften und Unfallkassen?

Ab dem 27.11.2019 müssen die Berufsgenossenschaften elektronische Rechnungen empfangen und nach pflichtgemäßem Ermessen verarbeiten können. Für die Unfallkassen gilt das jeweilige Landesrecht.

Was ändert sich im Rechnungswesen?

Die Einführung der elektronischen Rechnung soll zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen beitragen, indem die medienbruchfreie elektronische Bearbeitung von Rechnungen etabliert wird.

Wie hat sich die SIGUV auf die eRechnung vorbereitet?

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne von § 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes zu nutzen. Die DGUV bereitet eine zentrale Anbindung der Berufsgenossenschaften an ein Verwaltungsportal des Bundes vor. Jede Berufsgenossenschaft benötigt zur eindeutigen Identifizierung eine „Leitweg-ID“, die vom Kompetenzzentrum für das Kassen- und Rechnungswesen des Bundes vergeben wird. Ein revisionssicheres elektronisches Archiv wird eingerichtet. Das Vorgehen wird als Pilot in der BG ETEM vorbereitet und über das SIGUV Fachboard FICO an die SIGUV-Partner weitergereicht.

Müssen wir als BG/Unfallkasse unsere Auftragnehmer informieren – und wenn ja, wie machen wir das?

Mit einem Serienbrief und im Rahmen von Ausschreibungsverfahren werden wir Auftragnehmer auf die kommende Verpflichtung zur Rechnungsstellung per elektronischer Rechnung hinweisen. Dabei werden auch die jeweilige Leitweg-ID und mögliche Übertragungswege mitgeteilt.

Und was ist mit Rechnungen, die wir stellen?

Ab dem 27.11.2020 müssen auch die Berufsgenossenschaften Rechnungen gegenüber öffentlich-rechtlichen Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. 

Rechtlicher Hintergrund
Grundlegende Vorgaben zur Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber macht die Richtlinie 2010/45/EU. Sie wird in Bezug auf elektronische Rechnungen ergänzt durch die vom Europäischen Parlament am 11. März 2014 beschlossene Richtlinie 2014/55/EU. Diese gibt den Mitgliedstaaten vor, öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu verpflichten.

Als nationale Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU trat in der Bundesrepublik Deutschland im Mai 2017 der neue § 4a des E-Government-Gesetzes in Kraft, der die Bundesregierung ermächtigt, Vorgaben über die Ausgestaltung elektronischer Rechnungen durch Rechtsverordnung zu erlassen. Das machte sie mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV), die im November 2018 in Kraft (§ 11 ERechV) getreten ist.