Digitale Abrechnung statt Formulare

Viele werden sich noch erinnern: Vor Antritt einer Dienstreise musste erst ein Antragsformular ausgefüllt und die Genehmigung zur Fahrt eingeholt werden. Und kaum zurück hieß es: Belege sortieren, Reisekostenabrechnung ausfüllen, das Formular unterschreiben und schließlich per Hauspost an die Reisekostenstelle schicken. Ein aufwändiger Vorgang.

Im  Zuge der Digitalisierung der Prozesse können hier Verbesserungen umsetzt werden. Dabei unterstützen die Lösungen der SIGUV auf Basis von SAP-ESS/MSS. Hinter diesen Kürzeln verstecken sich die Anwendungen „Employee Self Service“ und „Manager Self Service“ des Walldorfer Softwarekonzerns. Beschäftigte und Management bekommen damit Tools an die Hand, um auch scheinbar banale Dinge wie Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen schneller und einfacher zu erledigen.

„Es ist inzwischen Standard, hiermit die Reisekosten abzurechnen“, sagt Harald Felten, Leiter der Reisekostenstelle der BG ETEM.Auch Dienstreiseanträge können digital gestellt und von Vorgesetzten genehmigt werden. Um das Verfahren zu vereinfachen, ist für bestimmte Beschäftigtengruppen wie Aufsichtspersonen oder Präventionsberatende im Außendienst deren Generelle Dienstreisegenehmigung hinterlegt. Das ermöglicht Ihnen die Abrechnung ihrer Dienstreisen auch ohne vorherige Genehmigung jeder einzelnen Fahrt.

Die Abrechnung soll nach Möglichkeit auch digital erfolgen. „Heute kommen zumindest bei der BG ETEM die Abrechnungen unterschrieben in Papierform zu uns“, stellt Harald Felten fest. „Diesen Prozess wollen wir in einen digitalen Workflow überführen.“ Bei der BGHW können Beschäftigte ihre Belege bereits hochladen. Die BG ETEM will damit möglichst bald nachziehen.

Mit der App unterwegs

Weitere  Schritte in dieser Entwicklung sind möglich. Die Fiori-App – ebenfalls SAP-Technologie – soll alle notwendigen Funktionen rund um Dienstreisen übersichtlich aufs Handy oder wahlweise auf den Desktop-Rechner bringen

Das Ziel ist die schnelle und unkomplizierte Eingabe und Abrechnung der Reisekosten.