Gewerbemeldung per Knopfdruck

Wer in Deutschland ein Unternehmen gründet, den Geschäftszweck ändert oder seinen Betrieb dicht macht, muss das dem zuständigen kommunalen Gewerbeamt melden. Diese Daten gehen in Form von Gewerbeanzeigen an viele andere Behörden – zum Beispiel die Industrie- und Handelskammer. Denn durch das Bürokratientlastungsgesetz soll erreicht werden, dass Unternehmen ihre Daten nur noch einmal melden müssen und diese dann medienbruchfrei in diversen Fachsystem landen.

So zum Beispiel auch bei der Berufsgenossenschaft. Denn sie will wissen, ab wann ein Betrieb welche Arbeit mit wie vielen Beschäftigten aufnimmt, um zum Beispiel die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung korrekt berechnen zu können.

„Die Gewerbeanzeigen sind schon lange ein Thema für uns“, sagt Peter Wipperfürth, Teamleiter MuB bei der BG ETEM. Früher seien sie meist per Post von den Gemeinden gekommen. Dann galt es, die Anzeigen mit den Eigenmeldungen der Betriebe bei der Berufsgenossenschaft abzugleichen. Inzwischen sieht das Sozialgesetzbuch die Meldepflicht der Unternehmen bei der BG als erfüllt an, wenn die Gewerbeämter informiert wurden.

Das hat Konsequenzen für die Berufsgenossenschaften. „Die Zahl der Gewerbeanzeigen ist gestiegen“, sagt Wipperfürth, „denn jetzt müssen alle durch die Gewerbeämter übermittelt werden.“ Allein bei der BG ETEM sind das mehr als 100.000 pro Jahr. Für die gesamte SIGUV-Gemeinschaft könnten es mehr als 400.000 sein.

Zentrale Erfassung

Die DGUV sammelt die Anzeigen aller deutschen Gewerbeämter, sichtet und konvertiert sie. Dann werden sie den zuständigen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen zugeordnet. In Form von XML-Dateien, einer PDF und zusätzlichen Erläuterungen kommen sie in der Verwaltung an. An dieser Stelle greift die neue medienbruchfreie Verarbeitung.

Das Team des Shared Service Center EDA hat in Rekordzeit zusammen mit den beteiligten Fach- und Systemverantwortlichen Schnittstellen geschaffen, damit Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter die Daten in andere Anwendungen übertragen können, ohne sie – wie früher teilweise üblich – von den PDFs abschreiben zu müssen.

„Die Gewerbemeldungen werden automatisch strukturiert gespeichert, gegen den Mitgliederbestand abgeglichen und über eine Web-Anwendung den Sachbearbeitern zur Verfügung gestellt. Hierüber können alle notwendigen Aktionen über eine einzige Oberfläche durchgeführt werden.“, erklärt Ilka Schäfer, die als technische Projektleiterin beteiligt war. Auf Basis der vom Sachbearbeiter oder der Sachbearbeiterin getroffenen Entscheidungen übernimmt der weitere Prozess die Verteilung an alle relevanten Fachsysteme.

Die erfahrene Fachinformatikerin freut sich, dass es gelungen ist, ein Produkt zu entwickeln, mit dem das Massengeschäft der Gewerbemeldungen schnell und komfortabel abgearbeitet werden kann. So können die Daten problemlos in den Standard-Anwendugen wie Cusa MuB, SIGUV DMS und SIGUV DS weiterverarbeitet werden.

Das Produkt wurde im Laufes des Projekts iterativ in enger Zusammenarbeit mit den vielen verschiedenen Akteuren immer wieder verbessert.

Ausblick

„Wir haben es geschafft“, stellt Ilka Schäfer erleichtert fest. Bei der BG ETEM wird die Anwendung nach einer Testphase bis Ende September für rund 100 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter ausgerollt.

Noch in diesem Jahr soll das System auch für die BG Verkehr zur Verfügung stehen. Peter Wipperfürth hofft, dass man damit einen guten Schritt weiter ist auf dem Weg zu einer durchgängigen medienbruchfreien Datenverarbeitung. Diese bildet die Basis für eine Analyse der vorhandenen Daten, um in einer künftigen Version den Automatisierungsgrad durch den sinnvollen Einsatz von Regelwerken oder einer KI zu erhöhen. „Es bleibt spannend“, sagt Wipperfürth.