Ein richtig großes Projekt

„Das Programm ist wesentlich stringenter und verlangt klare Eingaben“, sagt Ralf Magura, IT-Bereichsleiter bei der BG ETEM. Im April 2022 ging es los mit Cusa Rul C5 bei der BG ETEM. Und obwohl nicht alles von Anfang an komplett rund lief, ziehen Magura und sein Kollege Heribert Kleber aus Sicht der IT heute eine positive Bilanz: „Es war zwingend und gut, dass wir es gemacht haben.“

Zwingend war der Einstieg in die Cusa C5-Welt, weil die Vorgängerversionen C3 und C4 nicht mehr zeitgemäß waren, keine Verbesserungen und keine neuen Funktionalitäten mehr zuließen. Los ging es im April 2022 mit Cusa RuL in der Version 5.1, flankiert vom Dokumenten-Managementsystem DMS 4.1 sowie dem Drucksystem DS 3.1. „Natürlich war nicht alles von Anfang an perfekt“, räumt Kleber ein, „aber wir hatten auch eine Pionier-Funktion.“ Inzwischen hat es etwa zehn neue Versionen und Wartungsreleases gegeben, mit denen eine Reihe von „Kinderkrankheiten“ beseitigt wurden. Aktuell läuft Version 5.7.5 von Cusa RuL auf den Rechnern, 5.8 kommt im Mai. Bis Ende des Jahres werden die Versionen 5.10 und 5.11 am Start sein.

Verändertes Arbeiten

Für die Anwenderinnen und Anwender in der Sachbearbeitung brachte die Einführung einige Veränderungen mit sich. Das System arbeitet in Teilen automatisiert und löst nach Eingang eines Schriftstücks Termine oder Aufgaben aus. Zudem sind zwar noch immer Felder zur variablen Texteingabe vorhanden, vieles ist aber durch juristisch geprüfte Textbausteine abgedeckt.

„Solche Veränderungen haben natürlich auch eine emotionale Komponente“, weiß Ralf Magura. Manche Sachbearbeiterin oder mancher Sachbearbeiter fühle sich in seiner Entscheidungsfreiheit eingeschränkt. Dennoch sei die Standardisierung von Arbeitsprozessen eine notwendige Vorgabe, die das Team um Magura und Kleber erfüllt habe. Inzwischen, so der Eindruck der beiden, wird Cusa RuL C5 akzeptiert, die Benutzeroberflächen seien gut und die meisten Anlaufprobleme behoben. Es bleibe aber eine Dauerherausforderung, die richtige Balance zwischen Standardisierung und individuellen Entscheidungsmöglichkeiten zu finden.

Probleme gelöst

„Natürlich hatten wir anfangs auch technische Schwierigkeiten“, räumt Heribert Kleber ein. Das war auch der Rolle der BG ETEM als Vorreiter für Cusa Rul C5 geschuldet.

• Probleme gab es bei Leistungsbescheiden, deren Qualität zunächst nicht den gewünschten Anforderungen entsprach.
• Auch die Schnittstellen zwischen Leistungsbearbeitung und Mitgliedschaft und Beitrag (MuB) waren eine Zeit lang nicht sauber abgebildet.

Kleber: „Viele Feinheiten wurden erst mit Prozessbeginn deutlich.“ Dagegen sei vieles, was von Anfang an reibungslos funktioniert habe, kaum wahrgenommen worden. Unter dem Strich sind die beiden IT-ler dennoch zufrieden. Von den Aufregern der ersten Zeit sei nicht mehr viel geblieben.

Stolz sind sie auf ihr „Kernteam“, das mit „sehr hoher Schlagzahl“ permanent an Verbesserungen und Funktionserweiterungen gearbeitet habe und noch arbeitet. Zu berücksichtigen sei dabei auch, dass dies alles unter Corona-Bedingungen geschehen sei. Als Beispiel nennt Ralf Magura das Thema Schulung der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter. Vor der Pandemie habe man sich Gedanken über Schulungsräume, technische Ausstattung und die Zahl von nötigen Schulungsplätzen gemacht. Inzwischen laufe alles per Video-Schulung. „Wir hatten keine einzige Schulung in Präsenz“, stellt Magura fest.

Nach Jahren eines stabilen C3er-Zustandes sei die Einführung von Cusa Rul C5 ein wirklich großes Projekt unter schwierigen Rahmenbedingungen gewesen, das letztlich gestemmt wurde. „Gut, dass wir im Laufe des Projektes und nun darüber hinaus Rahmenbedingungen für eine gute Fortführung der Arbeit geschaffen haben“, meint Heribert Kleber.

Dennoch bleibe nach dem Projekt immer auch vor dem Projekt. Das Jahr 2023 sei noch gepflastert mit weiteren Einführungen und Verbesserungen. Allein 120 Verbesserungsvorschläge stammen aus der Sachbearbeitung. Sie wurden und werden nach und nach alle geprüft und abgearbeitet.